Règlement d'ordre intérieur

  • REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR de l’U.F.O.B.

     

    A . Admission des membres

    1. Membre effectif

    Pour que sa demande soit correctement enregistrée comme candidat membre effectif, le postulant devra fournir, en annexe du formulaire d’adhésion dûment rempli, une copie de l’arrêté ministériel l’autorisant à porter et faire valoir son titre de dentiste spécialiste en orthodontie.

    La demande sera envoyée à l’adresse du siège social de l’union et sera portée à la connaissance du conseil d’administration lors de la réunion qui suit immédiatement la date de sa réception.

    Le candidat sera averti par le secrétaire de la bonne réception de sa demande. Un exemplaire des statuts et du présent règlement d’ordre intérieur lui seront envoyés par la même occasion ainsi qu’une invitation à payer sa cotisation.

    Entre deux assemblées générales, l’adhésion d’un nouveau membre pourra être acceptée à titre provisoire par le Conseil d’administration; le membre ainsi admis pourra bénéficier de tous les avantages de l’union et devra respecter toutes les règles des statuts même si son adhésion ne deviendra effective qu’après entérinement par l’Assemblée générale qui suit immédiatement la demande.

    2. Membre aspirant

    Outre les membres effectifs et les membres honoraires tels qu’ils sont définis par les statuts, l’union peut également accepter en son sein des membres aspirants.

    Ceux-ci devront répondre aux conditions suivantes :

    1. 1. être habilité à pratiquer l’art dentaire en Belgique;
    2. 2. être:
    • soit en formation universitaire spécialisée en orthodontie selon les conditions de l’arrêté ministériel du 28 mai 2001 ; pendant cette période, le N° de compétence de ces membres aspirants attribué par l'INAMI est le 070.
    • soit, ayant obtenu le diplôme de praticien de l’art dentaire avant le 1er juin 2002, en attente, jusqu'au terme d'une période limitée au 14 novembre 2017, de pouvoir se présenter devant la commission d'agrément d’orthodontie, après avoir introduit une demande recevable au plus tard le 1er janvier 2014. Pendant cette période, le N° de compétence de ces membres aspirants reste le 001. L'intégration à l'union sous ce statut spécifique se termine automatiquement le 14 novembre 2017, sans aucune possibilité de prolongation, puisque la date limite pour passer le test devant la commission d'agrément d’orthodontie, permettant d'obtenir le titre de DSO par le biais des mesures transitoires, est fixée au 14 novembre 2017 (article 2 de l'arrêté ministériel du 2 septembre 2013 modifiant l'arrêté ministériel du 28 mai 2001 fixant les critères spéciaux d'agrément des DSO).
    • L’admission de membres aspirants est de la compétence du seul conseil d’administration. Celui-ci se prononce sur les candidatures lors de la première réunion du conseil qui suit immédiatement la date de réception de la demande. Le vote, à la majorité des 2/3 de voix, a lieu à bulletin secret si un des membres du conseil d’administration en exprime le souhait.

    Le postulant est averti de l’acceptation de sa demande par le secrétaire qui lui envoie par la même occasion un exemplaire des statuts et le présent règlement d’ordre intérieur. Il est invité, en outre, à payer le montant d'une cotisation variant selon le N° de compétence et en rapport avec son statut de membre aspirant pour que son adhésion en cette qualité soit réellement enregistrée.

    3. Remarques générales

    Toute violation de règles déontologiques et/ou légales rendrait impossible toute appartenance à l’union. Toute violation de règles déontologiques et/ou légales se verrait sanctionner d’une exclusion.

    Une mise à l’épreuve de maximum cinq années sera d’application, au terme de la sanction, avant que le postulant ne puisse représenter sa candidature.

    B. Assemblée générale

    1. Ordre du jour

    L’ordre du jour de toute assemblée générale est rédigé dans son entièreté par le conseil d’administration, au plus tard, en sa séance de réunion qui précède celle de l’assemblée générale.

    Les membres aspirants et les membres honoraires peuvent demander au conseil d’administration d’inclure dans l’ordre du jour tout point qu’ils souhaiteraient voir exposé en assemblée générale. L’assemblée générale en débattra librement sans être obligée de la soumettre à un vote.

    2. Relevé des présences

    Le secrétaire ou, à défaut, la personne désignée comme secrétaire par le conseil d’administration, dressera la liste des membres présents et veillera à demander à chacun d’apposer sa signature en regard de son nom.

    La liste mentionnera également les procurations de façon à déterminer le nombre de membres présents ou représentés.

    Le relevé des présences de chaque assemblée générale pourra être consulté, sans déplacement, au siège social de l’union.

    3. Procédures de vote

    Les votes de l’assemblée générale ont lieu à main levée à moins qu’un membre ne souhaite que celui-ci ait lieu à bulletin secret prévu à cet effet.

    Les élections à un mandat au sein de l’union, ainsi que les décisions relatives à l’exclusion d’un membre ou la révocation d’un administrateur ont toujours lieu à bulletin secret.

    Le dépouillement des bulletins est effectué par au moins 3 membres désignés par l’assemblée générale parmi lesquels figurera un membre du conseil d’administration.

    4. Commissaire aux comptes

    L’assemblée générale désigne, chaque année parmi les membres effectifs, un commissaire chargé de vérifier les comptes de trésorerie avant leur présentation à l’assemblée générale.

    Ce commissaire exerce son mandat gratuitement, mais peut bénéficier des mêmes indemnités de déplacement au domicile du trésorier que celles attribuées aux administrateurs quand ils se déplacent pour l’union.

    C. Conseil d’administration

    1. Répartition des tâches

    Le conseil d’administration nouvellement constitué se réunit le jour même de l’assemblée générale pour établir la répartition des différentes tâches, afin d’éviter le vide juridique qui pourrait exister entre deux directions différentes. Cette répartition sera communiquée aux membres le plus rapidement possible.

    Les administrateurs élus par l’assemblée générale élisent entre eux, à la majorité des 2/3, à bulletin secret ou à main levée en cas d’accord général, un président, un vice-président, un trésorier, un secrétaire, un secrétaire adjoint.

    Il y a incompatibilité entre les mandats de président, secrétaire et trésorier.

    Les titulaires du mandat de président, de vice-président, de trésorier, de secrétaire et de secrétaire adjoint constituent le Bureau chargé d’assumer, pour le conseil d’administration, la gestion ordinaire de l’Union.

    Il incombe au trésorier d’établir, chaque année, le bilan financier de l’Union, d’effectuer d’initiative les paiements pour faire face aux dépenses courantes, de vérifier la concordance entre factures et documents de commande, de devis, de convention, etc.

    Pour des dépenses supérieures à 2.500 €, qui n’auraient pu être portées à la connaissance du conseil d’administration, ni soumises à son approbation, le trésorier devra en informer les autres membres du Bureau, afin d’obtenir leur accord majoritaire avant de pouvoir les honorer.

    A moins que le nombre d’administrateurs réélus ne le permette pas, ne peut être porté à la présidence ou au secrétariat de l’union, un administrateur qui commencerait un premier mandat au conseil d’administration.

    En cas de vacance au cours d’un mandat de deux ans, le conseil revotera pour le poste ou les postes libérés. Le remplaçant terminera le mandat du prédécesseur.

    L’administrateur a le devoir de traiter avec discernement toute information qui serait en sa possession du fait de son mandat et faire preuve d’une discrétion absolue pour les questions de personnes ; il s’abstiendra de tout acte ou toute parole pouvant engager la personnalité juridique, l’image ou la réputation de l’union. Il est conscient du fait que, par son mandat, il véhicule le reflet de l’union à l’égard des tiers.

    2. Extension

    Le conseil d’administration peut, s’il le juge utile, accueillir tout membre de l’union comme observateur ou conseiller.

    Celui-ci cependant ne pourra participer aux délibérations du conseil.

    3. Commissions

    Le conseil d’administration peut répartir son travail en commissions s’il le juge nécessaire. Ces commissions

    • sont présidées obligatoirement par un administrateur ;

    • peuvent inclure tout membre de l’union ou tout expert extérieur à l’union jugé utile ;

    soumettent leurs conclusions au conseil d’administration, seul organe directeur nommés par l’assemblée générale

    4. Cotisations

    Le conseil d’administration propose chaque année, à l’assemblée générale le montant des cotisations en fonction des nécessités budgétaires de fonctionnement de l’union.

    Les membres effectifs jusqu’à 65 ans inclus payent la cotisation ordinaire ; le conjoint d’un membre effectif bénéficie d’une réduction de 50% sur la cotisation ordinaire.

    Les membres effectifs âgés de plus de 65 ans ainsi que ceux qui ont cessé définitivement leur activité peuvent, s’ils en font la demande, payer une cotisation réduite. De ce fait cependant, ils renoncent aux avantages liés à leur adhésion à l’Union (organisation de la garde, indemnités, couverture d’assurances). L’année de référence pour le paiement de la cotisation réduite, est celle qui suit l’année de l’arrêt d’activité.

    Le montant de la cotisation des membres aspirants peut être fixé par le seul conseil d’administration.

    Les membres aspirants candidats en formation universitaire paient une cotisation minimale.

    Les membres aspirants candidats à la reconnaissance de spécialiste via la CAO paient le même montant que la cotisation ordinaire des membres effectifs et bénéficient des indemnités de l’assurance. 

    5. Mandats externes

    Les membres du conseil d’administration qui se voient attribués des mandats externes, obtenus par l’union pour assurer sa représentativité au niveau de toute instance fédérale, régionale ou communautaire s’obligent à y défendre la politique tracée par le Conseil d’Administration de l’union. En acceptant la tâche de mandataire, ils s’engagent automatiquement à remettre leur mandat dans les mains de l’union sur simple requête de celle-ci qui en est la seule propriétaire comme la Loi le précise actuellement. A défaut, l’envoi de la requête – même non motivée – aux autorités compétentes vaut lettre de démission.

    Des membres du conseil d’administration peuvent exercer des mandats externes et assurer la représentativité d’institutions ou d’associations autres que l’union. Ils exercent ces mandats en toute indépendance vis-à-vis d’elle.

    Quelque soit l’origine du mandat externe, l’administrateur qui l’exercerait rendra compte au conseil d’administration de toute mission qui serait en rapport avec l’objet social de l’union, sans transgresser les règles de discrétion et de confidentialité que la mission exigerait.

    6. Indemnités

    L’administrateur de l’union exerce son mandat gratuitement.

    Cependant, il pourra percevoir une indemnité quand il remplira un mandat ou une mission dont le conseil d'administration l'aura expressément chargé.

    Le montant de cette indemnité peut être redéfini par l'assemblée générale, soit d'initiative, soit sur proposition du conseil d'administration.

    Il est fixé au départ et sur base annuelle selon le tableau suivant :

    • Pour la présidence : 1200 €
    • Pour le secrétariat : 1800 €
    • Pour la vice-présidence et le secrétariat adjoint également en charge de l'accréditation : 300 €
    • Pour la trésorerie : 1200 €
    • Pour le Webmestre responsable du site et de la relation avec le concepteur de celui-ci, chargé également de la maintenance : 1200 €
    • Pour les différents responsables de l'organisation de la garde : 300 €
    • Par participation à chaque conseil d’administration, l'administrateur percevra une indemnité de 50 €.

    Tout administrateur peut être chargé par le conseil d'administration de mission qualifiée :

    ° d'interne, pour l'organisation d'évènement au sein de l'union ou pour la représentativité de l'union dans le cadre du BUOS ;

    ° d'externe, pour tout mandat exercé officiellement au nom de l'union ou pour toute autre mission que l'union ou le conseil d'administration lui aura confiée.

    Ces indemnités sont résumées dans le tableau ci-dessous :

    • Mission interne : 50 €
    • Mission externe en journée : 200 €
    • Mission externe après 18h : 100 €

    Tout administrateur, appelé à présenter un sujet d'intérêt général lors d'une soirée organisée par l'union, pourra, pour ce faire, percevoir une indemnité jusqu’à 250 € en dédommagement des heures consacrées à la préparation et à la présentation de son sujet.

    Tous les administrateurs, conseillers ou experts invités pourront, en outre, être remboursés des frais de déplacement chaque fois qu'ils assisteront aux réunions organisées par le conseil d'administration ou qu'ils se déplaceront pour des missions confiées par l'union ou le conseil d'administration. Le montant de cette indemnité sera éventuellement adapté chaque année par le conseil d'administration.

    La liquidation de ces indemnités se fait au terme de chaque année, après approbation par le Bureau des différentes demandes d'indemnisation.

    Le remboursement des autres frais de déplacement et ou de séjour à l'étranger se fera avec l'accord préalable du conseil d'administration.

    D. Le siège social

    Le siège social de l’union est situé statutairement dans la région bruxelloise.

    Il est établi actuellement au 132 de l’avenue des Cerisiers à 1200 Bruxelles et peut être déplacé à tout moment dans la même région sur simple décision de l’assemblée générale.

    A Bruxelles, ainsi fait en Assemblée générale du 19 avril 2005, modifié en Assemblée générale du 14 février 2008, modifié en Assemblée générale du 9 février 2012 et modifié en Assemblée générale du 26 février 2015.

    Cathy Rigaux

    Présidente

    Colette Boitte

    Secrétaire

    « Certifié sincère et conforme aux statuts de l’Union »

Catégorisation membres